Kartoteka personelu służy do przechowywania danych wszystkich pracowników podmiotu - właściciela programu. Pozwala także pamiętać dodatkowe informacje związane z pracownikiem, takie jak: przydzielenie klucza do drzwi, kodu do alarmu, karty zbliżeniowej, itp. Kartoteka ta współpracuje także z poleceniem Ewidencja czasu pracy - jeżeli został wdrożony system elektronicznej ewidencji czasu pracy z wykorzystaniem czytników i kart zbliżeniowych, funkcja kartoteki umożliwia przeglądanie przyjść i wyjść z pracy poszczególnych pracowników.
W przypadku importu struktury organizacyjnej z systemu ARIS brane są obiekty „osoba (46)”.
Lp | Nazwa | Typ SQL | | Domyślnie | Warunek | Tytuł / opis |
---|
1 | mprac1_id | serial4 | 
| | | Id pracownika
|
2 | pesel | pesel
| 
| | | PESEL
Pole to nie może pozostać niewypełnione - numer PESEL powinien jednoznacznie identyfikować pracownika w kartotece. Jeżeli nie jest znany PESEL pracownika, należy do tego pola wprowadzić numer zastępczy poprzez wciśnięcie znajdującego się obok przycisku (spowoduje to automatyczne wypełnienie tego pola numerem zastępczym o postaci: KOD#####, gdzie # oznacza cyfrę). 
W tej kolumnie znajduje się PESEL pracownika. |
3 | nip | varchar(17) | | | | NIP
Pole to jest przeznaczone na numer identyfikacji podatkowej pracownika. Nie ma konieczności wypełniania tego pola. |
4 | karta | varchar(20) | | | | Karta
Do tego pola można wpisać (o ile istnieje) oznaczenie pracownika wg systemu ewidencji obowiązującego przed wdrożeniem programu. 
W tej kolumnie może znajdować się oznaczenie pracownika wg systemu ewidencji obowiązującego przed wdrożeniem programu. |
5 | spr_nr_pref | varchar(20) | | | | Prefiks znaku spr.
Do tego pola można wpisać symbol służący do oznaczania spraw załatwianych przez danego pracownika. Uwaga Oznaczanie spraw znakiem osoby (symbolem pracownika załatwiającego sprawę) jest możliwe podczas nadawania numeru sprawie (pod warunkiem, że konfiguracja programu dopuszcza edycję numeru sprawy). Służy do tego funkcja Dodaj do znaku sprawy znak osoby, znajdująca się w oknie Edycja sprawy, pod przyciskiem oznaczonym . |
6 | nazwisko | nazwisko
| 
| | | Nazwisko
Pole to nie może pozostać niewypełnione - należy do niego wprowadzić nazwisko pracownika. 
W tej kolumnie znajduje się nazwisko pracownika. |
7 | imie | imie
| | | | Imię
Do tego pola należy wprowadzić imię pracownika. 
W tej kolumnie znajduje się imię pracownika. |
8 | imie2 | imie
| | | | Drugie imię
Do tego pola można wprowadzić drugie imię pracownika. |
9 | stan | stan01
| | | | Aktualny
Przełącznik ten jest wstępnie zaznaczany dla wszystkich nowych pozycji. Jeżeli pozycja po pewnym czasie przestaje być aktualna, nie należy jej kasować, lecz jedynie usunąć zaznaczenie tego przełącznika. A
W tej kolumnie pokazywany jest stan danej pozycji: 
| pozycja aktualna | 
| pozycja nieaktualna |
Adnotacje techniczne:
Pole to określa, czy dane są aktualne. Dostępne możliwości to: |
10 | mprac_klas1_kod | varchar(25) | | | | Kod klasyfikacji

Jeżeli pracownik został przypisany do określonej gałęzi klasyfikacji podstawowej, to w tej kolumnie pokazywany jest kod tej gałęzi klasyfikacji. |
11 | webdav | webdav
| | | | F

Kliknięcie ikony wyświetlanej w tej kolumnie powoduje otworzenie (w oddzielnym oknie przeglądarki) strony repozytorium plików, na której można odszukać pliki załączników danej pozycji. Patrz także temat Repozytorium plików. Niekiedy w tej kolumnie z prawej strony ikony pojawia się ikona , umożliwiająca dostęp do lokalnego repozytorium plików. Sytuacja taka została objaśniona w temacie: Repozytoria plików. |
12 | a_kraj | a_kraj
| | | | Kraj
Na tym polu program podpowiada wpis: Polska. Można do niego wprowadzić inną nazwę kraju, poprzez wybór odpowiedniego wpisu ze słownika. |
13 | a_gus | a_gus
| | | | TERYT
To pole jest przeznaczone na kod TERYT klasyfikacji podziału terytorialnego kraju, odpowiedni dla wprowadzanego adresu. Radzimy, aby zawsze wprowadzać dane adresowe w sposób zalecany przez autorów oprogramowania. Sposób ten został opisany przy okazji omawiania pola edycyjnego Kod pocztowy. W takiej sytuacji program wypełnia pole TERYT bez udziału użytkownika programu, na podstawie wpisów dokonanych do pól edycyjnych Kod pocztowy i Miejscowość. Użytkownik może także wypełnić to pole samodzielnie. Można po prostu wpisać do pola odpowiedni kod, można też wyszukać odpowiedni kod za pomocą słownika otwieranego poprzez kliknięcie strzałki znajdującej się z prawej strony pola. Po kliknięciu strzałki pojawi się słownik, pozwalający wyszukać odpowiedni kod klasyfikacji TERYT. Najpierw należy na liście z lewej strony słownika wyszukać odpowiednie województwo i wybrać je za pomocą myszy - w prawej części słownika zostaną wyświetlone wszystkie powiaty leżące na terenie wybranego województwa. Następnie należy wybrać z listy z prawej strony słownika odpowiedni powiat - pojawi się drugi (dolny) poziom słownika, a w nim z lewej strony zostaną pokazane gminy leżące na terenie wybranego powiatu. Należy wybrać odpowiednią nazwę gminy z listy za pomocą myszy - w prawej dolnej części słownika zostaną wyświetlone wszystkie miejscowości leżące na terenie wybranej gminy. Należy wybrać odpowiednią nazwę miejscowości z listy oraz wcisnąć przycisk Pobierz znajdujący się pod listami słownika - kod TERYT wybranej miejscowości zostanie wpisany do omawianego pola.
Wciśnięcie przycisku Anuluj oznacza zaniechanie wyszukiwania kodu gminy, wciśnięcie przycisku Skasuj - usunięcie zawartości pola TERYT. |
14 | a_kod | a_kod
| | | | Kod pocztowy
Do tego pola należy wprowadzić kod pocztowy odpowiedni dla wprowadzanego adresu. Kod pocztowy powinien składać się z 5 cyfr rozdzielonych myślnikiem (xx-xxx). Po wpisaniu do tego pola poprawnego kodu pocztowego (i po zatwierdzeniu wpisu poprzez kliknięcie poza polem edycyjnym), program wprowadzi odpowiadający temu kodowi wpis do pola edycyjnego Poczta. Na podstawie wprowadzonego kodu pocztowego program podpowie także najbardziej prawdopodobne wpisy do pól edycyjnych Miejscowość i TERYT. Zalecamy, aby zawsze rozpoczynać wypełnianie pól adresowych od dokonania wpisu do pola edycyjnego Kod pocztowy. Poniżej opisano sposób wypełniania pól adresowych zalecany przez autorów oprogramowania: Wpisać do pola Kod pocztowy odpowiednią wartość kodu. Program wpisze odpowiadającą temu kodowi nazwę do pola Poczta, oraz podpowie najbardziej prawdopodobne wpisy na polach Miejscowość i TERYT Sprawdzić nazwę podpowiadaną przez program na polu Miejscowość. Jeżeli program podpowiedział niewłaściwą nazwę, wybrać odpowiednią nazwę miejscowości ze słownika uruchamianego poprzez kliknięcie strzałki znajdującej się z prawej strony pola. Po zmianie zawartości pola Miejscowość, program zmieni wpis podpowiadany na polu TERYT, by odpowiadał wprowadzonej nazwie miejscowości. Ewentualnie wypełnić pole Ulica, wybierając odpowiednią nazwę ulicy ze słownika dostępnego przy tym polu. Ewentualnie wypełnić pozostałe pola adresowe (Dom, Lokal, Telefon, Fax, E-Mail, WWW), wpisując do nich odpowiednie wartości za pomocą klawiatury.
Kod p.
|
15 | a_poczta | a_poczta
| | | | Poczta
To pole jest przeznaczone na nazwę poczty odpowiedniej dla wprowadzanego adresu. Zalecamy, aby wypełniać to pole poprzez wpisanie odpowiedniej wartości kodu do pola Kod pocztowy. Po wypełnieniu pola Kod pocztowy, program wpisze odpowiadającą temu kodowi nazwę do pola Poczta. |
16 | a_miejsc | a_miejsc
| | | | Miejscowość
To pole jest przeznaczone na nazwę miejscowości. Zalecamy, aby wypełniać to pole edycyjne poprzez wpisanie odpowiedniej wartości kodu do pola Kod pocztowy. Po wypełnieniu pola Kod pocztowy, program podpowie na polu Miejscowość nazwę miejscowości odpowiadającą lokalizacji poczty (jest to zazwyczaj największa miejscowość podlegająca pod dany kod pocztowy). Jednocześnie w słowniku przy omawianym polu znajdą się nazwy wszystkich miejscowości, dla których obowiązuje dany kod pocztowy (wpisany do pola Kod pocztowy). Jeżeli nazwa miejscowości podpowiadana przez program nie odpowiada potrzebom użytkownika, należy zmienić wpis na tym polu, wybierając inną nazwę miejscowości ze słownika znajdującego się przy tym polu. 
W tej kolumnie znajduje się nazwa miejscowości. |
17 | a_ulica | a_ulica
| | | | Ulica
To pole jest przeznaczone na nazwę ulicy. Po wypełnieniu pola Miejscowość, w słowniku przy polu Ulica pojawią się nazwy ulic danej miejscowości, dla których obowiązuje kod pocztowy wpisany do pola Kod pocztowy. Wypełnienie pola Ulica polega w takiej sytuacji na wyborze odpowiedniej nazwy ulicy ze słownika. 
W tej kolumnie znajduje się nazwa ulicy. |
18 | a_dom | a_dom
| | | | Dom
Do tego pola można wpisać numer domu. Dom
W tej kolumnie znajduje się numer domu. |
19 | a_lokal | a_lokal
| | | | Lokal
Do tego pola można wpisać numer lokalu. Lokal
|
20 | tel | varchar(40) | | | | Telefon prywatny
Do tego pola można wprowadzić numer telefonu prywatnego pracownika. |
21 | tel_sluzb | varchar(40) | | | | Telefon służbowy
Do tego pola można wprowadzić numer telefonu służbowego pracownika. |
22 | tel_sluzb_do_bip | taknie
| | 1 | | Widoczny w BIP
Zaznaczenie tego przełącznika powoduje, że wprowadzony na sąsiednim polu numer telefonu służbowego pracownika jest publikowany w BIP. |
23 | tel_kom | varchar(40) | | | | Telefon komórkowy
Do tego pola można wprowadzić numer telefonu komórkowego pracownika. |
24 | fax | varchar(40) | | | | Fax
Do tego pola można wprowadzić numer faxu pracownika. Zawartość tego pola edycyjnego jest publikowana we współpracującym z programem serwisem Biuletynu Informacji Publicznej (BIP). |
25 | email | varchar(50) | | | | E-Mail prywatny
Do tego pola można wprowadzić adres prywatnego e-maila pracownika. |
26 | email_sluzb | varchar(50) | | | | E-Mail służbowy
Do tego pola można wprowadzić adres służbowego e-maila pracownika. Znajdująca się z prawej strony ikona pozwala wysłać e-mail na adres wpisany do tego pola. E-Mail służb.
W tej kolumnie znajduje się adres służbowego e-maila pracownika. |
27 | email_sluzb_do_bip | taknie
| | 1 | | Widoczny w BIP
Zaznaczenie tego przełącznika powoduje, że wprowadzony na sąsiednim polu adres służbowego e-maila pracownika jest publikowany w BIP. |
28 | filtr1 | varchar(10) | | | | Filtr 1
Pole to służy do zaawansowanego wyszukiwania pozycji. 
W tej kolumnie znajduje się wpis umożliwiający zaawansowane wyszukiwanie pracownika. |
29 | filtr2 | varchar(10) | | | | Filtr 2
Pole to służy do zaawansowanego wyszukiwania pozycji. 
W tej kolumnie znajduje się wpis umożliwiający zaawansowane wyszukiwanie pracownika. |
30 | wyjasnij | wyjasnij
| | | | Do wyjaśnienia
Zaznaczenie tego przełącznika sygnalizuje, że dane związane z tą pozycją wymagają pewnych modyfikacji lub uzupełnień. W
Znaczek w tej kolumnie oznacza, że informacje związane z daną pozycją wymagają pewnych modyfikacji lub uzupełnień (dla danej pozycji został zaznaczony przełącznik Do wyjaśnienia). |
31 | uwagi | tekst
| | | | Uwagi
Na tym polu można wprowadzić uwagi na temat pracownika. |
32 | plec | int2 | | | | Płeć
Do tego pola można wprowadzić płeć pracownika, poprzez wybór odpowiedniej wartości słownika. P
W tej kolumnie znajduje się informacja na temat płci pracownika: Skrót | Opis |
---|
M | Mężczyzna | K | Kobieta |
|
33 | imie_ojca | varchar(30) | | | | Imię ojca
Do tego pola można wprowadzić imię ojca pracownika. |
34 | imie_matki | varchar(30) | | | | Imię matki
Do tego pola można wprowadzić imię matki pracownika. |
35 | ur_data | date | | | | Data urodzenia
Do tego pola można wprowadzić datę urodzenia pracownika. Można przy tym posłużyć się pomocniczymi funkcjami pobrania aktualnej daty oraz kalendarza . Data ur.
W tej kolumnie znajduje się data urodzenia pracownika. |
36 | ur_miejsc | varchar(25) | | | | Miejsce urodzenia
Do tego pola można wprowadzić miejsce urodzenia pracownika. |
37 | nazw_pan | varchar(90) | | | | Nazwisko rodowe
Do tego pola można wprowadzić nazwisko rodowe pracownika. |
38 | dow_rodzaj | varchar(6) | | | | Rodz. dowodu tożsamości
Do tego pola można wprowadzić rodzaj dowodu tożsamości . |
39 | dow_nr | varchar(25) | | | | Seria i nr dowodu
Do tego pola można wprowadzić serię i numer dowodu tożsamości. |
40 | dow_wyd_przez | varchar(100) | | | | Dowód wydany przez
Do tego pola można wprowadzić informację, przez kogo został wydany dowód tożsamości. |
41 | dow_wyd_w | date | | | | Data wydania
Do tego pola można wprowadzić datę wydania dowodu tożsamości. Można przy tym posłużyć się pomocniczymi funkcjami pobrania aktualnej daty oraz kalendarza . |
42 | us_nazwa | varchar(100) | | | | Nazwa urzędu skarbowego
Do tego pola można wprowadzić nazwę urzędu skarbowego właściwego dla danego pracownika. |
43 | obywatelstwo | varchar(6) | | | | Obywatelstwo
Do tego pola można wprowadzić obywatelstwo pracownika. |
44 | wyksztalcenie | tekst
| | | | Wykształcenie
Do tego pola można wprowadzić informacje na temat wykształcenia pracownika. |
45 | pop_praca | tekst
| | | | Dotychczasowe zatrudnienie
Do tego pola można wprowadzić informacje na temat dotychczasowego zatrudnienia pracownika. |
46 | rodzina | tekst
| | | | Stan rodzinny
Do tego pola można wprowadzić informacje na temat stanu rodzinnego pracownika. |
47 | dzieci | tekst
| | | | Dzieci
Do tego pola można wpisać informacje na temat dzieci pracownika. |
48 | wojsko_stos | varchar(6) | | | | Stosunek do służby wojskowej
Do tego pola można wprowadzić stosunek do służby wojskowej pracownika, poprzez wybór odpowiedniej wartości ze słownika. |
49 | wojsko_uwagi | tekst
| | | | Uwagi do służby wojskowej
Na tym polu można wprowadzić dodatkowe uwagi związane ze służbą wojskową pracownika. |
50 | wypadek | tekst
| | | | W razie wypadku powiadomić
Na tym polu można wprowadzić dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku pracownika. |
51 | zabezp | varchar(1) | | | | Zabezpieczenie
|
52 | kor_stan | kor_stan
| | | | Korekta
Przełącznik ten należy zaznaczyć, jeżeli z określonych powodów zostały wprowadzone zmiany w danych pracownika. |
53 | kor_opis | tekst
| | | | Opis korekty
Pole to służy do wprowadzania opisu ewentualnych zmian wprowadzonych w danych pracownika. Na polu Opis korekty należy opisać, zawartość których pól została zmieniona, kiedy i ewentualnie z jakiego powodu. |
54 | uzytk_cn | varchar(150) | | | | Nazwa użytkownika
Do tego pola można wprowadzić kod, za pomocą którego dany pracownik będzie się logować do programu. Jeżeli pracownik ma prawo logować się do programu za pomocą kilku kodów, do pola Nazwa użytkownika należy wpisać wszystkie kody danego pracownika, oddzielone znakami średnika (;). Uwaga W niektórych urzędach / firmach może być przyjęta taka organizacja pracy, że jeden operator wprowadza do programu dane związane z pracą kilku pracowników. Technicznie jest to rozwiązane w ten sposób, że wszyscy ci pracownicy mają tę samą nazwę użytkownika, będącą kodem operatora wprowadzającego dane. W takiej sytuacji, po zalogowaniu się do programu swoim kodem (loginem), operator wybiera z pola Osoba (znajdującego się w lewym górnym narożniku okna programu) nazwisko osoby, w imieniu której będzie wprowadzał dane do programu (słownik przy polu Osoba zawiera nazwiska wszystkich osób posiadających taki login, jaki został zastosowany podczas logowania się do programu). Wciśnięcie przycisku znajdującego się z prawej strony pola Nazwa użytkownika daje następujące działanie: Jeżeli pole Nazwa użytkownika jest puste, wciśnięcie przycisku powoduje wpisanie do tego pola kodu użytkownika o postaci inazwisko (pierwsza litera imienia i nazwisko), przy czym polskie litery są zastępowane odpowiednimi literami łacińskimi. Funkcja nie sprawdza unikalności wprowadzonego kodu (aby sprawdzić unikalność tego kodu, należy powtórnie wcisnąć przycisk ). Jeżeli pole Nazwa użytkownika jest wypełnione, wciśnięcie tego przycisku powoduje sprawdzenie unikalności wprowadzonego do tego pola kodu. W efekcie działania funkcji, nad polami edycyjnymi (pod menu rozwijanym) wyświetlany jest komunikat informujący o tym, czy dany kod występuje już w kartotece personelu, oraz czy w systemie występuje użytkownik o takiej nazwie.
Uwaga Znajdująca się w omawianym oknie, w menu Operacje, funkcja Edytuj użytkownika umożliwia dodanie użytkownika systemu dla danej osoby personelu, oraz przydziela dodanemu użytkownikowi kod (login) pobrany z pola edycyjnego Nazwa użytkownika. Niezależnie od tego, czy użytkownik systemu został dla danej osoby utworzony za pomocą ww. funkcji, czy też poprzez dodanie pozycji w poleceniu Użytkownicy, konieczne jest, aby wpisy w polach: Nazwa użytkownika w kartotece personelu oraz Nazwa użytkownika (login) w poleceniu Użytkownicy, były dla tego samego pracownika takie same. Użytkownik
W tej kolumnie jest wyświetlany kod (ew. kody) użytkownika, pozwalający danemu pracownikowi zalogować się do programu. |
55 | tyt_nauk | varchar(25) | | | | Tytuł/stopień naukowy
Do tego pola można wprowadzić tytuł naukowy lub stopień naukowy pracownika. |
56 | tyt_zaw | varchar(25) | | | | Tytuł zawodowy
Do tego pola można wprowadzić tytuł zawodowy pracownika. |
57 | komunikatory | varchar(40) | | | | Komunikatory
Do tego pola można wprowadzić adres komunikatora (komunikatorów) którym posługuje się pracownik. |
58 | czy_urlop | taknie
| | | | Nieobecny (urlop)
Jeżeli dla pracownika został zaznaczony przełącznik Nieobecny (urlop), to program zamiast podpowiadać na określonych polach edycyjnych nazwisko danego pracownika, będzie podpowiadał nazwisko osoby go zastępującej. Stan tego przełącznika jest także istotny z punktu widzenia przekazywania uprawnień zwierzchnikowi na czas urlopu (nieobecności) pracownika. Jeżeli wszyscy pracownicy przypisani do określonego stanowiska są nieobecni, program automatycznie przekazuje uprawnienia jakie posiadają ci pracownicy - pracownikowi przypisanemu do stanowiska nadrzędnego (ich bezpośreniemu zwierzchnikowi). Uwaga Należy pamiętać o usunięciu zaznaczenia tego przełącznika zaraz po zakończeniu urlopu (nieobecności) pracownika. Uwaga W przypadku korzystania z modułu ECP (Ewidencja Czasu Pracy) można tak skonfigurować program, aby stan przełącznika Nieobecny (urlop) był aktualizowany automatycznie na podstawie karty pracy pracownika. U
Znaczek w tej kolumnie oznacza, że pracownik jest w danej chwili na urlopie. |
59 | miejsc_urz | varchar(50) | | | | Miejsce urzędowania
Do tego pola można wprowadzić informacje na temat miejsca urzędowania pracownika. Miejsce urz.
W tej kolumnie pokazywane jest miejsce urzędowania pracownika. |
60 | opis_bip | tekst
| | | | Opis
W tym polu można zamieścić dodatkowe informacje opisujące pracownika. |
61 | zew_id | varchar(50) | | | | Identyfikator zewnętrzny
Pole z systemowym identyfikatorem zewnętrznych narzędzi do modelowania, np. oprogramowanie ARIS firmy IDS Scheer. Jest wykorzystywane do automatycznej integracji (uzgadniania) danych o procesach pomiędzy aplikacjami. |
62 | zrodlo_danych | tekst
| | | | Źródło pozyskania danych
Do tego pola można wpisać nazwę / symbol formularza / ankiety / wniosku, z którego zostały uzyskane dane pracownika. Jest to informacja przydatna z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych. |
63 | a_adres | varchar | | | | Adres

W tej kolumnie znajduje się adres pracownika (nazwa ulicy, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy i nazwa miejscowości). |
64 | lista_kom | varchar | | | | Kom.org.

W tej kolumnie znajdują się nazwy obiektów struktury organizacyjnej (komórka organizacyjnej, stanowisko, rejestr), do których dany pracownik został przypisany jako personel (prowadzący rejestr). Więcej informacji na ten temat można uzyskać za pomocą dostępnej w omawianym oknie funkcji Powiązane struktury org., rejestry. |
65 | nazwa | varchar | | | | Nazwa.

W tej kolumnie znajduje się nazwisko i imię osoby. |
66 | data_od | | | | | Data od
|
67 | data_do | | | | | do
|